Wybór programu do księgowości online – na co zwrócić uwagę?

Program do faktur czy pełna księgowość online?

Wielu przedsiębiorców rozpoczyna poszukiwania oprogramowania od narzędzia do wystawiania faktur. Przy kilku dokumentach sprzedażowych miesięcznie podstawowe funkcje mogą wydawać się wystarczające. Sytuacja zmienia się, gdy do obsługi dochodzą faktury kosztowe, rozliczenia VAT, składki ZUS czy prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Program do fakturowania i program księgowy mogą wyglądać podobnie, ale służą do obsługi różnych etapów działalności. Pierwszy pozwala dokumentować sprzedaż, drugi powinien również porządkować dane potrzebne do rozliczenia firmy. Różnica jest szczególnie odczuwalna przy samodzielnym prowadzeniu księgowości.

Przedsiębiorca, który potrzebuje przede wszystkim narzędzia do obsługi sprzedaży, może zacząć od porównania rozwiązań w rankingu programów do wystawiania faktur online. Jeżeli jednak zamierza samodzielnie rozliczać podatki i ZUS, powinien sprawdzić, czy fakturowanie jest połączone z ewidencją przychodów, kosztów i przygotowywaniem deklaracji.

Dwa oddzielne systemy oznaczają często konieczność przenoszenia danych. Nawet jeśli zajmuje to tylko kilkanaście minut tygodniowo, w skali roku robi się z tego kilka lub kilkanaście godzin pracy administracyjnej.

KSeF nie załatwia całej księgowości

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zmieniło sposób obiegu dokumentów między przedsiębiorstwami. Samo połączenie programu z KSeF nie stanowi już wystarczającego wyróżnika. Istotne jest to, co system robi z pobraną fakturą.

W części aplikacji dokument trafia do panelu, ale jego zaksięgowanie nadal wymaga ręcznego działania. Bardziej zautomatyzowane rozwiązania pobierają faktury z KSeF, porządkują je i przygotowują zapisy księgowe do zatwierdzenia. Przedsiębiorca nie musi wówczas przepisywać danych kontrahenta, numeru dokumentu czy kwot.

Automatyzacja nie powinna jednak oznaczać bezwarunkowego księgowania każdej faktury. Zakup paliwa do samochodu wykorzystywanego również prywatnie, dokument dotyczący środka trwałego czy faktura za usługę zagraniczną mogą wymagać szczególnego ujęcia podatkowego. Dobry program pozwala zweryfikować sposób rozliczenia wydatku i wprowadzić odpowiednie zmiany przed zatwierdzeniem.

Przy wyborze oprogramowania znaczenie ma także obsługa dokumentów, które nie trafiają automatycznie z KSeF. Opłaty bankowe, niektóre dowody wewnętrzne czy dokumenty otrzymywane od zagranicznych kontrahentów również mogą wymagać ujęcia w ewidencji. Jeśli ich dodawanie wymaga korzystania z kolejnego narzędzia, korzyści z automatyzacji szybko maleją.

Sposób naliczania podatków i ZUS zależy od rodzaju działalności

Nie każdy przedsiębiorca potrzebuje takiego samego zakresu księgowości. Osoba rozliczająca się ryczałtem prowadzi ewidencję przychodów, natomiast właściciel firmy korzystający ze skali podatkowej lub podatku liniowego może rozliczać przychody i koszty w KPiR.

Ta różnica wpływa na funkcjonalność oprogramowania. Przy ryczałcie istotne jest między innymi prawidłowe przypisywanie przychodów do stawek podatku. W przypadku KPiRwiększe znaczenie ma sposób kwalifikowania wydatków i ujmowania ich w kosztach działalności. Oddzielnym zagadnieniem pozostaje rozliczanie VAT.

System powinien również uwzględniać formę opodatkowania przy obliczaniu składki zdrowotnej oraz pozwalać prawidłowo skonfigurować pozostałe składki ZUS. Sam komunikat o automatycznym naliczaniu zobowiązań nie mówi jeszcze, czy program poradzi sobie ze zmianą zasad opłacania składek, ulgą przysługującą przedsiębiorcy albo korektą wcześniejszego rozliczenia.

Przy porównywaniu ofert pomocny jest ranking programów księgowych, w którym można zestawić zakres obsługiwanych ewidencji, automatyzację i dostępne modele księgowości online.

Przed wykupieniem abonamentu dobrze przeprowadzić w wybranym systemie pełne rozliczenie przykładowego miesiąca. Wynik powinien obejmować nie tylko wyliczenie podatku, lecz również informacje o składkach, terminach i dokumentach wymagających wysłania.

Samodzielna księgowość czy program z pomocą eksperta?

Jedną z istotniejszych różnic między dostępnymi rozwiązaniami jest zakres pomocy księgowej. Pod określeniem „księgowość online” mogą kryć się trzy różne usługi: oprogramowanie do samodzielnego prowadzenia ewidencji, aplikacja z dostępem do konsultacji oraz obsługa księgowa, w której określone czynności wykonuje księgowy.

W pierwszym modelu przedsiębiorca sam odpowiada za kwalifikowanie dokumentów i zatwierdzanie rozliczeń. Program wykonuje obliczenia oraz przygotowuje ewidencje. Drugi model umożliwia dodatkowo skonsultowanie wątpliwości, na przykład dotyczących leasingu samochodu, rozliczenia kosztu lub transakcji zagranicznej. Trzeci polega na zleceniu prowadzenia księgowości zewnętrznemu podmiotowi na zasadach określonych w umowie.

Przykładem połączenia automatyzacji i konsultacji jest Faktura.pl. Platforma udostępnia księgowość online dla jednoosobowych działalności gospodarczych, w której dokumenty z KSeF trafiają do programu, a system przygotowuje księgowania oraz wylicza podatek i składki ZUS. Przedsiębiorca może wybrać wariant samodzielny lub opcję z pomocą eksperta księgowego. W obu wariantach nie ma limitu liczby dokumentów.

Faktura.pl umożliwia także przetestowanie systemu przez 30 dni z dostępem do konsultacji księgowych. Po zakończeniu okresu próbnego użytkownik decyduje, z jakiego zakresu obsługi chce korzystać. Dostęp do eksperta nie musi oznaczać, że dostawca przejmuje prowadzenie księgowości. Przed wyborem usługi trzeba ustalić, czy konsultant wyłącznie wyjaśnia sposób postępowania, czy również samodzielnie wykonuje określone czynności księgowe. Istotne są też godziny dostępności, kanały kontaktu i zasady obsługi nietypowych przypadków.

Dla przedsiębiorcy, który większość dokumentów rozlicza samodzielnie, ale kilka razy w roku potrzebuje specjalistycznej pomocy, model łączący program z konsultacjami może być korzystniejszy finansowo niż stała obsługa biura rachunkowego.

Księgowość powinna pokazywać nie tylko przychód, ale też zaległe płatności

Wystawiona faktura nie oznacza jeszcze, że pieniądze znajdują się na rachunku firmy. Przedsiębiorca może mieć wysoki przychód, a jednocześnie niewystarczającą ilość gotówki na opłacenie bieżących zobowiązań.

Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy kontrahenci płacą po 30 lub 60 dniach, a podatki, składki i koszty działalności trzeba regulować wcześniej. Program księgowy, który nie pozwala wygodnie kontrolować rozliczeń z kontrahentami, daje niepełny obraz sytuacji finansowej.

Dobrym testem jest obsługa faktury opłaconej częściowo. Jeśli klient ma zapłacić 6000 zł, ale przeleje najpierw 2000 zł, a pozostałą kwotę dwa tygodnie później, system powinien umożliwiać odnotowanie obu wpłat i ustalenie aktualnego salda należności. Przy większej liczbie klientów ręczne kontrolowanie takich operacji staje się uciążliwe.

Znaczenie ma też współpraca programu z rachunkiem bankowym. Nie wszystkie aplikacje obsługują automatyczne pobieranie historii transakcji. Część pozwala na import wyciągów, inne wymagają ręcznego oznaczania opłaconych faktur. Przedsiębiorca powinien zatem sprawdzić możliwości integracji konkretnego banku i programu.

Osoby szukające nowego rachunku mogą wykorzystać ranking kont bankowych firm, aby porównać opłaty za prowadzenie konta i operacje bankowe. Przy wyborze konta do współpracy z księgowością online trzeba dodatkowo potwierdzić dostępność odpowiedniej integracji lub formatu eksportu transakcji.

Niski abonament nie zawsze oznacza tanią księgowość

Cenniki programów księgowych bywają trudne do porównania, ponieważ dostawcy stosują odmienne sposoby naliczania opłat. Jeden abonament obejmuje nielimitowaną liczbę dokumentów, drugi przewiduje dopłatę po przekroczeniu określonego progu. Osobno mogą być wyceniane konsultacje księgowe, dodatkowi użytkownicy, rozpoznawanie danych z dokumentów czy obsługa magazynu.

Dla jednoosobowej firmy wystawiającej pięć faktur miesięcznie limit dokumentów może początkowo nie mieć znaczenia. Trzeba jednak uwzględnić również dokumenty kosztowe. Przedsiębiorca, który wystawia dziesięć faktur sprzedażowych, ale otrzymuje czterdzieści zakupowych, może szybko przekroczyć limit przewidziany w podstawowym pakiecie.

Porównanie cen powinno obejmować liczbę dokumentów faktycznie obsługiwanych w firmie, potrzebne moduły i zakres wsparcia. Różnica kilkunastu złotych w miesięcznym abonamencie traci znaczenie, jeśli tańszy program wymaga później ręcznego wykonywania kolejnych czynności.

Często pomijanym kosztem jest również zmiana systemu. Przed podpisaniem umowy należy ustalić, w jakiej postaci będzie można pobrać historię faktur, ewidencje podatkowe, dane kontrahentów i pozostałą dokumentację. Sam eksport faktur do PDF nie wystarczy do sprawnego przeniesienia całej księgowości.

Jeżeli firma zmieni księgowego albo dostawcę oprogramowania, dostęp do uporządkowanych danych może oszczędzić wiele godzin odtwarzania zapisów.

Jak sprawdzić program przed podjęciem decyzji?

Najbardziej miarodajnym testem jest rozliczenie własnych dokumentów, a nie korzystanie z przykładowych danych przygotowanych przez producenta oprogramowania.

W okresie próbnym można wystawić fakturę sprzedażową, pobrać dokument z KSeF, dodać koszt, zaksięgować korektę i sprawdzić sposób naliczenia zobowiązań podatkowych. Przydatne będzie również zweryfikowanie, jak program obsługuje częściową płatność i czy pozwala łatwo odnaleźć dokument wymagający wyjaśnienia.

Taki test ujawnia także mniej widoczne ograniczenia: konieczność wielokrotnego wpisywania tych samych danych, brak odpowiednich podpowiedzi czy skomplikowany proces zatwierdzania dokumentów.

Dobrze dobrany program do księgowości online powinien pozostawić przedsiębiorcy przede wszystkim decyzje wymagające jego wiedzy o firmie. Pobieranie faktur, porządkowanie dokumentów, przygotowywanie ewidencji i obliczenia mogą w dużej mierze odbywać się automatycznie.

Ostateczny wybór nie powinien sprowadzać się do ceny abonamentu ani liczby funkcji reklamowanych przez dostawcę. Większą wartość ma system, który potrafi przeprowadzić przedsiębiorcę przez całe miesięczne rozliczenie, pozwala skontrolować jego wynik i zapewnia dostęp do pomocy wtedy, gdy pojawia się problem wykraczający poza standardowe księgowanie.